Πολυκατοικίες: Τι πρέπει να γνωρίζουν οι διαχειριστές, οι ιδιοκτήτες και οι ένοικοι

Πολλά είναι τα θέματα που απασχολούν μέχρι σήμερα  χιλιάδες ένοικους και διαχειριστές πολυκατοικιών.

Από τη διαφάνεια στα κοινόχρηστα μίας πολυκατοικίας, τις καθυστερήσεις στην καταβολή τους, μέχρι τη συντήρηση, τη θέρμανση, την ψύξη, τη μόνωση, την εφαρμογή νέων τεχνολογιών, τη βιωσιμότητα, αλλά και την ανάγκη για γενικότερη αλλαγή της νοοτροπίας, κάθε πολυκατοικία αντιμετωπίζει “τα δικά της”. Στα πλαίσια της ανάγκης για εφαρμογή μίας κουλτούρας συνεργασίας, ασφάλειας και ομαλής διαβίωσης στις πολυκατοικίες της χώρας μας ο κος Γεώργιος Πολυχρονίδης, διευθύνων σύμβουλος μίας από τις παλαιότερες επιχειρήσεις παροχής υπηρεσιών συντήρησης και διαχείρισης πολυκατοικίας στην Ελλάδα τονίζει στο ΑΠΕ-ΜΠΕ ότι είναι ευθύνη τόσο των ιδιοκτητών και των ενοίκων όσο και των εταιριών να αναβαθμίσουν τον τρόπο με τον οποίο αντιμετωπίζεται η διαχείριση πολυκατοικιών, εγκαταλείποντας τον πρόχειρο μερικές φορές και ερασιτεχνικό τρόπο του παρελθόντος και εισάγοντας συγκεκριμένα πρότυπα οργάνωσης, διαφάνειας και τεχνικής πληρότητας.

Σημαντικός παράγοντας αποτελεσματικότητας ήταν πάντα η ανταπόκριση στις πραγματικές ανάγκες κάθε εποχής και η αδιάκοπη προσπάθεια αναγνώρισης τους, μιας και αυτές μπορεί να αλλάζουν.

Τα βασικά προβλήματα που εμφανίζονται στις πολυκατοικίες

Η εμπειρία έχει δείξει ότι τα ζητήματα δεν είναι πάντα τεχνικά ή οικονομικά. Είναι συνήθως ανθρώπινα. Οι διαφωνίες μεταξύ ενοίκων, η έλλειψη εμπιστοσύνης, η απουσία ξεκάθαρων κανόνων και η καθυστέρηση σε σημαντικά θέματα και σε αποφάσεις , οδηγούν πολλές πολυκατοικίες σε αδιέξοδα. Οι διαχειριστές πολυκατοικιών καταβάλλουν μεγάλες προσπάθειες για να διατηρήσουν την ομαλότητα στην πολυκατοικία τους και μερικές φορές υπό αντίξοες συνθήκες. Οι εταιρείες έχουν αναπτύξει διαδικασίες διαμεσολάβησης, τρόπους τακτικής ενημέρωσης και διαδικασίες ελέγχου που μειώνουν τις τριβές. Ο ρόλος του διαχειριστή ανάγεται πλέον στη θέση του συντονιστή και όχι απλά εισπράκτορα. Παράλληλα, με συγκεκριμένες μεθόδους, κάθε πολυκατοικία μπορεί να έχει διαρκή πρόσβαση σε στοιχεία δαπανών, έργων, σε καθοδήγηση και σε πολλά άλλα δεδομένα που απασχολούν τον ένοικο. Σε κάθε περίπτωση η διαφάνεια μειώνει τις εντάσεις.

Όπως τονίζει ο κ. Πολυχρονίδης, είναι ανάγκη να επενδύουμε σε νέες τεχνολογίες, να εκπαιδεύουμε συστηματικά το προσωπικό μας και κυρίως φροντίζουμε να ακούμε. Ακούμε τι μας λένε οι ιδιοκτήτες, οι ένοικοι συνολικά, οι συνεργάτες και οι πελάτες μας.

Σύμφωνα με τον κ. Πολυχρονίδη, η διαφάνεια δεν είναι απλώς σημαντική είναι η βάση της εμπιστοσύνης. Ένα από τα συνήθη αίτια συγκρούσεων σε πολυκατοικίες είναι οι αμφιβολίες σχετικά με τα έξοδα, δηλαδή ποιος πλήρωσε τι, πώς επιλέγονται τα συνεργεία, γιατί αυξάνονται τα κοινόχρηστα κλπ . Καλό είναι λοιπόν να εφαρμόζεται πλήρης διαφάνεια. Κάθε παραστατικό να κοινοποιείται στους ιδιοκτήτες, οι δαπάνες να καταγράφονται λεπτομερώς και κάθε μήνα να αποστέλλεται η οικονομική απεικόνιση μέσω των κοινοχρήστων. Οι ενέργειες αυτές βοηθούν ακόμα και τους πιο επιφυλακτικούς ενοίκους να νιώθουν σιγουριά.

Περιπτώσεις καθυστερημένων πληρωμών ή ενοίκων που αρνούνται να συμμετάσχουν στα κοινόχρηστα

Πρόκειται για ένα αρκετά κοινό αλλά και οπωσδήποτε ευαίσθητο θέμα. Απαιτείται διατήρηση της ισορροπίας ανάμεσα στην ευελιξία και την αυστηρότητα. Απαιτείται συνεχής και σωστή ενημέρωση προς τους ενοίκους, με την αποστολή ειδοποιήσεων και προσωπικών υπενθυμίσεων για το υπόλοιπο του καθενός. Σε περίπτωση που κάποιος δεν ανταποκρίνεται, ενημερώνουμε αναλυτικά για τις προβλέψεις του κανονισμού και της νομοθεσίας. Αν δεν υπάρξει θετική ανταπόκριση, προχωρούν οι νόμιμες διαδικασίες, πάντα με σεβασμό και ευαισθησία διότι υπάρχουν και ειδικές περιπτώσεις που μπορούν να διευθετηθούν με τη συνδρομή των υπολοίπων συνιδιοκτητών και όταν συμφωνήσουν. Το πλεονέκτημα της οργανωμένης και συστηματικής διαχείρισης είναι ότι βοηθά στην πρόληψη τέτοιων περιστατικών. Όταν οι ιδιοκτήτες αντιλαμβάνονται πως υπάρχει τάξη και πλήρης διαφάνεια, τηρούν τις υποχρεώσεις τους πιο πιστά.

Ο ρόλος του κανονισμού της πολυκατοικίας στην εύρυθμη λειτουργία της

Ο κανονισμός λειτουργεί ως ο βασικός κανόνας που διέπει θα έλεγε κάνεις τη ζωή στην πολυκατοικία. Αποτελείται από επιμέρους ρυθμίσεις και οδηγίες που αφορούν την ομαλή συνύπαρξη των κατοίκων. Εντούτοις , κάποιες φορές μπορεί να είναι ξεπερασμένος, ασαφής και ανεπαρκής . Σε αυτές τις περιπτώσεις είναι φρόνιμο να αναθεωρείται και να ενημερώνεται. Το πιο σημαντικό εδώ είναι να εφαρμόζεται με συνέπεια και με σεβασμό προς όλους. Ο κανονισμός δεν έχει σκοπό να επιβάλει ποινές αλλά να λειτουργεί σαν ένα κοινό παραγωγικό εργαλείο που βοηθά στην πρόληψη συγκρούσεων και στην καλύτερη συνεννόηση μεταξύ των ενοίκων. Όταν οι κανόνες γίνονται σεβαστοί και εφαρμόζονται συλλογικά , η ποιότητα της καθημερινότητας στην πολυκατοικία βελτιώνεται σημαντικά.

Πρόληψη

Η πρόληψη αποτελεί ένα άκρως σημαντικό αλλά συχνά παραμελημένο εργαλείο κατά την διαχείριση της πολυκατοικίας. Στην Ελλάδα υπάρχει ακόμα η αντίληψη που λέει πως όταν κάτι χαλάσει, τότε μόνο το φτιάχνουμε. Αυτό όμως συνήθως οδηγεί σε υψηλότερα κόστη και προβλήματα που θα μπορούσαν να είχαν αποφευχθεί με την πρόληψη . Η πολυκατοικία είναι ένας ζωντανός οργανισμός που απαιτεί τακτικούς και προληπτικούς ελέγχους , ώστε να μην προκύπτουν σοβαρές βλάβες ή και ζητήματα ασφάλειας. Για παράδειγμα, η σωστή και έγκαιρη συντήρηση του συστήματος θέρμανσης μειώνει τις πιθανότητες βλάβης και εξοικονομεί ενέργεια, ενώ η τακτική συντήρηση των υδραυλικών αγωγών προλαμβάνει διαρροές και φθορές. Με ένα καλά οργανωμένο σχέδιο πρόληψης, οι ιδιοκτήτες έχουν ξεκάθαρη εικόνα και προλαμβάνονται οι δυσάρεστες εκπλήξεις. Συνολικά, η πρόληψη δεν είναι απλώς μια δαπάνη, αλλά μια προσοδοφόρα επένδυση που διασφαλίζει την οικονομία και την ομαλή λειτουργία της πολυκατοικίας. Η επαγγελματική διαχείριση αφαιρεί από τους ιδιοκτήτες το βάρος αυτό και διασφαλίζει σε υψηλό βαθμό ότι η πολυκατοικία θα λειτουργεί σωστά, ανεξάρτητα από προσωπικές σχέσεις ή χρόνους διαθεσιμότητας.

Ιδιαίτερα σημαντική είναι η πρόληψη ειδικά σε παλαιότερα κτίρια. Ειδικά κτίρια των δεκαετιών 70 και του 80, τα οποία χωρίς συστηματική πρόληψη θα αντιμετώπιζαν σοβαρά προβλήματα ασφάλειας και λειτουργίας. Απαιτείται ένα πρόγραμμα τακτικών ελέγχων, με σαφή χρονοδιαγράμματα, αναλύσεις κόστους και καταγραφή των παρεμβάσεων. Μία προληπτική προσέγγιση, συνδυάζει εμπειρία και τεχνογνωσία, διασφαλίζει ότι τα κτίρια που αναλαμβάνουμε όχι μόνο συντηρούνται σωστά, αλλά διατηρούν την αξία και τη λειτουργικότητά τους στο χρόνο. Αυτήν την προνοητικότητα πρέπει να υιοθετεί κάθε διαχειριστής πολυκατοικίας που επιθυμεί το καλύτερο για την πολυκατοικία του.

Σημειώνεται ότι οι νεότεροι ιδιοκτήτες διαμερισμάτων δεν έχουν ούτε χρόνο και μερικές φορές ούτε την υπομονή για να ασχοληθούν με τα κοινόχρηστα. Προτιμούν οργανωμένες διαδικασίες, και διαφανή ενημέρωση που τους δίνουν άμεση εικόνα για τις χρεώσεις, τις οφειλές και τις υπηρεσίες που λαμβάνουν. Ταυτόχρονα, ζητούν υψηλά πρότυπα συντήρησης και απόδοσης. Εκτιμούν τη διαφάνεια και την επαγγελματική συνέπεια, κάτι που μας οδήγησε να επενδύσουμε σε σύγχρονες λύσεις. Σύμφωνα με τον κ. Πολυχρονίδη, αυτήν την γενεαλογική αλλαγή δεν τη βλέπουμε σαν πρόκληση αλλά σαν ευκαιρία. Είναι μια ευκαιρία να εξελίξουμε ακόμη περισσότερο τον τρόπο που λειτουργεί η διαχείριση πολυκατοικίας, καθιστώντας την πιο άμεση, αποτελεσματική και φιλική. Μόνο έτσι η πολυκατοικία μπορεί να λειτουργήσει ως κοινότητα και ως πρόβλημα.