Ψηφιακή υπογραφή: Βήμα- βήμα η διαδικασία για την απόκτησή της

Αλλάζει η διαδικασία απόκτησης ψηφιακής υπογραφής. Δηλαδή οι πολίτες μπορούν πλέον να επισκεφτούν την υπηρεσία της Αρχής Πιστοποίησης Ελληνικού Δημοσίου (ΑΠΕΔ)  για την εξ αποστάσεως ταυτοποίηση, να κλείσουν ψηφιακό ραντεβού με βιντεοκλήση προκειμένου να εκδώσουν το εγκεκριμένο πιστοποιητικό της ηλεκτρονικής υπογραφής τους.

Αναλυτικά, ο ενδιαφερόμενος για να αποκτήσει την  ψηφιακή υπογραφή θα πρέπει να ακολουθήσει την παρακάτω διαδικασία:

•  Αρχικά εκδίδει ειδική Υπεύθυνη Δήλωση – Αίτηση είτε απευθείας στο gov.gr στην ενότητα «Πολίτης και Καθημερινότητα» και την υποενότητα «Ηλεκτρονικές Υπογραφές», είτε μέσω της ιστοσελίδας της ΑΠΕΔ aped.gov.gr
•  Εισέρχεται στην εφαρμογή της ΑΠΕΔ https://services.aped.gov.gr/apedcitizen/login με κωδικούς TaxisNet για να υποβάλει ηλεκτρονικά την αίτηση έκδοσης ψηφιακού πιστοποιητικού, συμπληρώνοντας τον κωδικάριθμο της Υπεύθυνης Δήλωσης – Αίτησης του gov.gr και επιλέγοντας τη μέθοδο της εξ αποστάσεως ταυτοποίησης
• Επιλέγει την επιθυμητή ημέρα και ώρα για το ραντεβού βάσει διαθεσιμότητας για τις επόμενες 3 εργάσιμες ημέρες, καθώς και τον τρόπο επικοινωνίας που τον εξυπηρετεί (SMS/email)
• Στη συνέχεια, λαμβάνει σε SMS ή email τον σύνδεσμο για την πραγματοποίηση του ψηφιακού ραντεβού
• Κατά την πραγματοποίηση του ραντεβού θα του ζητηθεί να επιδείξει το έγγραφο ταυτοποίησης που έχει δηλώσει στην υπεύθυνη δήλωση που υπέβαλε στο gov.gr, ενώ του δίνονται και σχετικές οδηγίες από τον υπάλληλο

Μετά:

• Ο υπάλληλος ταυτοποιεί τον πολίτη και επιβεβαιώνει την ορθότητα των στοιχείων της αίτησης, ελέγχοντας και το έγγραφο ταυτοποίησης. Αν υπάρχει λάθος ακυρώνει το αίτημα
• Όταν ολοκληρωθεί η ταυτοποίηση, ο πολίτης λαμβάνει με SMS στο κινητό του έναν εξαψήφιο αριθμό, εν είδει αριθμού πρωτοκόλλου της αίτησης και πληροφορείται αν η ταυτοποίηση πραγματοποιήθηκε επιτυχώς
• Η αίτηση προωθείται στην Αρχή Εγγραφής της ΑΠΕΔ, η οποία αφού εξετάσει τα στοιχεία που συνοδεύουν την αίτηση (video του ψηφιακού ραντεβού, φωτογραφία, εγκυρότητα ταυτοποιητικού εγγράφου κ.λπ.) εγκρίνει ή απορρίπτει την αίτηση
• Η έγκριση ή η απόρριψη της αίτησης γνωστοποιείται στον ενδιαφερόμενο μέσω SMS στο κινητό του μαζί με έναν οκταψήφιο αριθμό ο οποίος χρησιμοποιείται στη διαδικασία έκδοσης ή ανάκλησης του πιστοποιητικού

Σημείωση:  Η ΑΠΕΔ παρέχει δωρεάν ψηφιακά πιστοποιητικά υπογραφής σε φυσικά πρόσωπα (Έλληνες ή αλλοδαπούς) που διαθέτουν κωδικούς ΤaxisΝet.

Οι οδηγίες του ΑΣΕΠ

Μέσω της ιστοσελίδας της ΑΠΕΔ (aped.gov.gr/procedures/pos-tha-apoktiso-psifiaki-ypografi) δίνονται αναλυτικά οι οδηγίες για την εξ αποστάσεως ταυτοποίηση. Αναλυτικά:

Πώς θα αποκτήσω ψηφιακή υπογραφή;

Για την έκδοση Εγκεκριμένης Ηλεκτρονικής Υπογραφής απαιτείται η προμήθεια Εγκεκριμένης Διάταξης Δημιουργίας Υπογραφής (ΕΔΔΥ). Η ΕΔΔΥ είναι μία ειδική συσκευή, σε μορφή usb token, που χρησιμοποιείται μόνο για τη δημιουργία ψηφιακής υπογραφής. ΕΔΔΥ συμβατές με ΑΠΕΔ είναι αποκλειστικά οι παρακάτω:

Η προμήθεια της ΕΔΔΥ γίνεται από τον χρήστη και με έξοδα που επιβαρύνουν τον ίδιο. Με μια αναζήτηση στο διαδίκτυο μπορείτε να κάνετε μια έρευνα αγοράς και να βρείτε προμηθευτές/εταιρείες ειδών πληροφορικής για να προμηθευτείτε, συμβατές με την υποδομή της νέας ΑΠΕΔ, ΕΔΔΥ. Συστήνεται κατά την προμήθεια της ΕΔΔΥ να ζητούνται από τον προμηθευτή τα διαχειριστικά εργαλεία/drivers της συσκευής και το token password/PIN/PUK/admin password της ΕΔΔΥ.

Ο ενδιαφερόμενος μεταβαίνει στο www.gov.gr στην Αίτηση – Υπεύθυνη Δήλωση (ΥΔ) για απόκτηση ηλεκτρονικής υπογραφής από την ΑΠΕΔ και επιλέγει “είσοδο στην υπηρεσία”.

Η αυθεντικοποίηση γίνεται με έναν από τους παρακάτω τρόπους:

• Με τους προσωπικούς κωδικούς πρόσβασης στο Taxisnet.
• Πριν την πρώτη είσοδο, θα πρέπει να έχει καταχωρηθεί ο αριθμός κινητού τηλεφώνου στο Εθνικό Μητρώο Επικοινωνίας (ΕΜΕπ)

Με τους προσωπικούς κωδικούς web banking σε μία από τις παρακάτω τράπεζες:

• Εθνική Τράπεζα της Ελλάδος, Τράπεζα Πειραιώς, Alpha Bank, Eurobank, Attica Bank, Optima Bank, Παγκρήτια Τράπεζα, Τράπεζα Ηπείρου, Συνεταιριστική Τράπεζα Θεσσαλίας, Συνεταιριστική Τράπεζα Καρδίτσας, Τράπεζα Κεντρικής Μακεδονίας, Συνεταιριστική Τράπεζα Χανίων, Ταμείο Παρακαταθηκών και Δανείων.
• Ο ενδιαφερόμενος συμπληρώνει το τυποποιημένο κείμενο της Αίτησης – Υπεύθυνης Δήλωσης. Στο κείμενο της Υπεύθυνης Δήλωσης συμπληρώνει το έγγραφο με το οποίο θα ταυτοποιηθεί και είναι είτε ταυτότητα (αστυνομική ή στρατιωτική), είτε διαβατήριο. Για την εξ αποστάσεως ταυτοποίηση αναλυτικά τα έγγραφα είναι αναρτημένα στη διεύθυνση pki.aped.gov.gr/repository/gr/identity

ΠΡΟΣΟΧΗ: Τα στοιχεία που δηλώνει ο ενδιαφερόμενος στην Αίτηση – Υπεύθυνη Δήλωση πρέπει να είναι ίδια ακριβώς όπως αναγράφονται στο έγγραφο ταυτοποίησης με το οποίο θα ταυτοποιηθεί στο ΚΕΠ – Εντεταλμένο Γραφείο (ΕΓ). Διαφορετικά η αίτησή του θα απορρίπτεται.

Στη συνέχεια, λαμβάνει κωδικούς επιβεβαίωσης με SMS στο κινητό και προχωράει στη δημιουργία της ΥΔ.

Η ΥΔ που δημιουργείται έχει ένα μοναδικό κωδικάριθμο, τον οποίο κρατάμε για να χρησιμοποιήσουμε στο επόμενο βήμα (Βήμα 3). Ο κωδικάριθμος είναι ένας κωδικός που εμφανίζεται στην οθόνη μετά την έκδοση της αίτησης-ΥΔ και επίσης πάνω αριστερά στην αίτηση-ΥΔ που είναι σε μορφή pdf

Ο ενδιαφερόμενος εκτελεί τα παρακάτω:

• Συνδέεται στην εφαρμογή https://services.aped.gov.gr/apedcitizen/login με τα διαπιστευτήρια του Taxisnet.
• Υποβάλλει αίτημα έκδοσης ΨΠ.
• Τα βασικά πεδία είναι προσυμπληρωμένα (ανάκτηση από το web service της ΑΑΔΕ).
• Συμπληρώνει προαιρετικά στοιχεία επικοινωνίας: ηλεκτρονικό ταχυδρομείο (email), διεύθυνση κατοικίας.
• Συμπληρώνει τον κωδικάριθμο της αίτησης-ΥΔ του gov.gr (o κωδικάριθμος είναι ο κωδικός που εμφανίζεται στην οθόνη μετά την έκδοση της αίτησης-ΥΔ και επίσης πάνω αριστερά στην αίτηση-ΥΔ που είναι σε μορφή pdf).
• Γίνεται αυτόματα έλεγχος στα βασικά πεδία (όνομα, επώνυμο, ΑΦΜ) ανάμεσα σε ανακτηθέντα στοιχεία ΑΑΔΕ και αίτηση gov.gr.

Επιλέγει μέθοδο ταυτοποίησης:

– Ταυτοποίηση με φυσική παρουσία σε ΚΕΠ

– Απομακρυσμένη ταυτοποίηση

Τα στοιχεία εμφανίζονται στον ενδιαφερόμενο και καλείται να επιβεβαιώσει ότι έχει διαβάσει τους όρους χρήσης.

Υποβάλλει την ηλεκτρονική αίτηση.

Παρατήρηση

Σε περίπτωση που ο ενδιαφερόμενος δεν προχωρήσει στα επόμενα βήματα, η ηλεκτρονική του αίτηση ακυρώνεται αυτόματα μετά την πάροδο 3 μηνών

Ο ενδιαφερόμενος που έχει επιλέξει “Ταυτοποίηση με φυσική παρουσία” μεταβαίνει στο ΚΕΠ, έχοντας μαζί του μόνο το έγγραφο ταυτοποίησης που έχει δηλώσει στην ηλεκτρονική αίτηση στο gov.gr, προκειμένου να γίνει η φυσική ταυτοποίηση από υπάλληλο.

Ο υπάλληλος ταυτοποιεί τον συνδρομητή και επιβεβαιώνει την ορθότητα των στοιχείων της αίτησης, ελέγχοντας και το έγγραφο ταυτοποίησης. Αν υπάρχει λάθος ακυρώνει το αίτημα.

Ο υπάλληλος διορθώνει, αν απαιτείται, τα πεδία που μπορεί να επεξεργαστεί [το ονοματεπώνυμο (λατινικά) για έγγραφο ταυτοποίησης Αλλοδαπής Αρχής ή στρατιωτικές ταυτότητες, τη διεύθυνση και το email]. Η λατινική γραφή του ονοματεπωνύμου θα είναι ίδια με αυτή που αναφέρεται στο έγγραφο ταυτοποίησης

Ο υπάλληλος του Εντεταλμένου Γραφείου ολοκληρώνει την ταυτοποίηση και καταχώρηση του αιτήματος («Ολοκλήρωση ενεργειών»). Αυτόματα αποστέλλεται SMS στο κινητό του ενδιαφερόμενου που ενημερώνει ότι ολοκληρώθηκε επιτυχώς η ταυτοποίηση.

Στο portal, στην οθόνη διαχείρισης ΨΠ του ενδιαφερόμενου, θα αναγράφεται ότι έχει γίνει η ταυτοποίηση από Εντεταλμένο Γραφείο καθώς και ο μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός.

Η αίτηση προωθείται αυτόματα στην Αρχή Εγγραφής όπου ολοκληρώνεται η έγκριση της αίτησης του ενδιαφερόμενου μέσα σε διάστημα έως 30 ημερών

Εναλλακτικά, ο ενδιαφερόμενος που έχει επιλέξει “Εξ αποστάσεως ταυτοποίηση”, οδηγείται στην εφαρμογή να επιλέξει ραντεβού για εξ αποστάσεως ταυτοποίηση, διαλέγοντας από τις 3 επόμενες μέρες την επιθυμητή ημέρα/ώρα και τον τρόπο επικοινωνίας (SMS/email).

Κατά την πραγματοποίηση του ραντεβού θα πρέπει να έχει μαζί του το έγγραφο ταυτοποίησης που έχει δηλώσει στην υπεύθυνη δήλωση που υπέβαλε στο gov.gr (είτε ταυτότητα -αστυνομική ή στρατιωτική-, είτε διαβατήριο. Αναλυτικά τα αποδεκτά έγγραφα είναι αναρτημένα στη διεύθυνση https://pki.aped.gov.gr/repository/gr/identity )

Κατά την τηλεδιάσκεψη ο ενδιαφερόμενος πρέπει να έχει σταθερή σύνδεση internet , να είναι σε μέρος με ησυχία, με επαρκή φωτισμό , να μην φοράει γυαλιά, καπέλο κλπ. Όταν έρθει η επιλεγμένη ώρα ο ενδιαφερόμενος λαμβάνει σε email ή SMS το σύνδεσμο για να ξεκινήσει το σχετικό video call. Κατά τη διαδικασία της Εξ Αποστάσεως Ταυτοποίησης ο ενδιαφερόμενος ακολουθεί τις οδηγίες που του παρέχει ο υπάλληλος.

Ο υπάλληλος ταυτοποιεί τον συνδρομητή και επιβεβαιώνει την ορθότητα των στοιχείων της αίτησης, ελέγχοντας και το έγγραφο ταυτοποίησης. Αν υπάρχει λάθος ακυρώνει το αίτημα

Η λατινική γραφή του ονοματεπωνύμου θα είναι ίδια με αυτή που αναφέρεται στο έγγραφο ταυτοποίησης

Ο υπάλληλος του Εντεταλμένου Γραφείου ολοκληρώνει την ταυτοποίηση και καταχώρηση του αιτήματος («Ολοκλήρωση ενεργειών»). Αυτόματα αποστέλλεται SMS στο κινητό του ενδιαφερόμενου που ενημερώνει ότι ολοκληρώθηκε επιτυχώς η ταυτοποίηση.

Στο portal, στην οθόνη διαχείρισης ΨΠ του ενδιαφερόμενου, θα αναγράφεται ότι έχει γίνει η ταυτοποίηση από Εντεταλμένο Γραφείο καθώς και ο μοναδικός αναγνωριστικός αριθμός.

Η αίτηση προωθείται αυτόματα στην Αρχή Εγγραφής όπου ολοκληρώνεται η έγκριση της αίτησης του ενδιαφερόμενου μέσα σε διάστημα έως 30 ημερών

Για την εξ αποστάσεως ταυτοποίηση αναλυτική περιγραφή βρίσκεται στη διεύθυνση pki.aped.gov.gr/repository/gr/identity

Α. Οδηγός (Driver)

Θα πρέπει να γίνει εγκατάσταση του οδηγού (driver) της ΕΔΔΥ που έχει προμηθευτεί ο τελικός χρήστης.

Ιδιαίτερη προσοχή θα πρέπει να δοθεί:

στην έκδοση του λειτουργικού συστήματος του τελικού χρήστη και
τον τύπο ΕΔΔΥ που έχει προμηθευτεί
Tα βήματα που απαιτούνται συνοδεύουν υποχρεωτικά την ΕΔΔΥ (usb token) κατά την αγορά της.

Η διαδικασία θα πρέπει να γίνει μία φορά. Σε περίπτωση που οι οδηγοί της ΕΔΔΥ έχουν εγκατασταθεί στο παρελθόν και είναι λειτουργικοί, δεν απαιτείται να γίνει εκ νέου η εγκατάσταση. Παρακάτω αναφέρονται οι οδηγοί που απαιτούνται για την έκδοση του πιστοποιητικού. Για την εγκατάσταση των οδηγών στους υπολογιστές που επιθυμούμε να υπογράφουμε πατήστε : Πώς θα υπογράψω ψηφιακά ένα ηλεκτρονικό έγγραφο σε μορφή pdf

Safenet 5110cc/ Gemalto/ Thales (MD 940) – ID Prime MD – ΟΔΗΓΟΣ (DRIVER)

Windows 10, 11 – SAC 10.8.2169 R6 (Φάκελος MSIx64 για 64-bit)

MacOS 12, 13 – SAC 10.8 R2 GA (Αρχείο Installation/SafeNetAuthenticationClient.10.8.267.0.dmg) – Για MacOS 14 απαιτείται επιπλέον εγκατάσταση του CCID οδηγού

Oberthur/ IDEMIA – Cosmo v8.1 R2– ΟΔΗΓΟΣ (DRIVER)

Windows 10, 11 – AWP 5.3.4 (Αρχείο “AWP 5.3.4 SR1 Admin 64-bit.msi” για πλήρη διαχείριση και 64-bit)

MacOS 11, 12 – AWP 5.3.4

Παρατήρηση: Μετά την έκδοση, για υπογραφή εγγράφου σε Mac με Oberthur/ IDEMIA, εγκαταστήστε την έκδοση AWP 5.2.0 SR2, αφού πρώτα απεγκαταστήσετε την προηγούμενη (Πώς θα υπογράψω ψηφιακά ένα έγγραφο)

TokenME EVO

Για TokenME EVO θα πρέπει να απευθυνθείτε στον προμηθευτή σας για τον κατάλληλο οδηγό (driver) ανάλογα με την κάρτα που περιλαμβάνει το token (MD 940 ή Cosmo v8.1 R2)

Β. Middleware

Για την έκδοση μόνο του ψηφιακού πιστοποιητικού θα πρέπει να εγκατασταθεί μία κατάλληλη εφαρμογή (BIT4ID middleware – πρόγραμμα οδήγησης) από τον παρακάτω σύνδεσμο:

BIT4ID για Windows 10, 11

BIT4ID για MacOS 11, 12, 13, 14

Όταν ολοκληρωθεί η έγκριση της αίτησης, ο ενδιαφερόμενος λαμβάνει μήνυμα (SMS) που περιέχει τον οκταψήφιο κωδικό έκδοσης/ ανάκλησης.

Ο χρόνος ολοκλήρωσης της αίτησης εξαρτάται από το πλήθος των αιτήσεων που δέχεται η Αρχή Εγγραφής, καθώς αυτές διεκπεραιώνονται με τη σειρά που παραλαμβάνονται. Ο Κανονισμός της ΑΠΕΔ ορίζει διάστημα έως 30 ημέρες. Επειδή όμως ο πραγματικός μέσος χρόνος είναι πολύ μικρότερος από αυτόν, προτείνεται ο ενδιαφερόμενος, μετά την πάροδο 2-3 ημερών, αν δεν έχει λάβει SMS, να συνδέεται στην εφαρμογή της ΑΠΕΔ και να ελέγχει αν έχει εμφανιστεί η επιλογή για συνέχιση της διαδικασίας έκδοσης. Στην περίπτωση αυτή πατάει στο “Πατήστε εδώ” δίπλα στη φράση “Εάν δεν έχετε λάβει γραπτό μήνυμα ή έχετε χάσει τον κωδικό σας, αιτηθείτε νέο κωδικό”.

Ο ενδιαφερόμενος συνδέεται στην εφαρμογή της ΑΠΕΔ και συμπληρώνει τον οκταψήφιο κωδικό έκδοσης/ ανάκλησης (Σε MacOS να χρησιμοποιείται browser Firefox ή Chrome).

Πατάει το κουμπί «Έκδοση Πιστοποιητικού».

Γίνεται εκκίνηση του σχετικού Middleware και επιλέγει τον τύπο της ΕΔΔΥ.

Αφού δώσει το μυστικό κωδικό PIN της συσκευής, ολοκληρώνεται η διαδικασία έκδοσης ψηφιακού πιστοποιητικού στην ΕΔΔΥ.

Εάν ο ενδιαφερόμενος δεν ολοκληρώσει την έκδοση του πιστοποιητικού μέσα σε 45 ημέρες από την ταυτοποίηση στο ΚΕΠ, τότε η αίτησή του ακυρώνεται αυτόματα

Τι ίσχυε έως τώρα

Yπενθυμίζεται πως έως  τώρα η ταυτοποίηση του πολίτη ήταν δυνατή αποκλειστικά με φυσική μετάβαση σε ΚΕΠ της επιλογής του. Η υπηρεσία της εξ αποστάσεως ταυτοποίησης δίνει σε όλους τους πολίτες, ιδιώτες και επαγγελματίες, τη δυνατότητα απόκτησης ψηφιακής υπογραφής ανεξαρτήτως τόπου διανομής στην ελληνική επικράτεια ή στο εξωτερικό, ή ικανότητας μετάβασης με φυσική παρουσία σε ΚΕΠ.